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Segue resumo da carta-proposta
I - APRESENTAÇÃO
A Empresa
A Arrazo Eventos é uma empresa que atua há seis anos no mercado, realizando eventos de pequeno, médio e grande porte, para diversas instituições, sempre com bons resultados e elevada satisfação dos clientes. Através de um atendimento personalizado, a nossa equipe acompanha cada etapa, desde uma reunião para saber a necessidade do cliente, o planejamento, desenvolvimento técnico das partes do evento até uma reunião pós-evento, onde conseguimos comprovar que a nossa equipe conseguiu atender a tudo o que foi proposto.
Missão
Arraso Eventos foi criada com a proposta de atender o mercado de eventos, o qual a cada dia cresce mais, onde todos os dias fazemos de tudo superar a expectativa de nossos clientes. Com uma estrutura diferenciada de forma que tenham acontecimentos extraordinários, sem fugir da necessidade do cliente. Fazendo com esse se sinta em um momento único, onde faça parte dessa nova experiência, se desligando do mundo, para vivenciar esse evento. Seja casamento, aniversário de 15 anos, bodas, feiras, qualquer evento sempre contamos com uma mega estrutura para que possamos superar as expectativas dos nossos clientes. Toda essa estrutura, foi conquistada durante os anos de experiência e parcerias que fizemos ao longo desses 6 anos na atuação do mercado, Alguns de nossos parceiros são: TAM, CVC, FORMATURISMO, BUFFET MEDITERRANEO, GOLDEN HOUSE, entre outros.
Visão
Ser a melhor empresa referenciada e conceituada na área de eventos, em nível local e regional.
II – ENTENDIMENTO (PROPOSTA)
A partir da reunião feita com a Instituição Lar Batista que abriga crianças e adolescentes de 0 a 18 anos, foi notado uma necessidade de recreação e diversão para as crianças. O objetivo é levar a esse local, doações de alimentos e uma doação de atenção. A doação de alimentos será feita para a Instituição por meio de arrecadações e a doação de atenção será o próprio evento realizado. O evento pretende proporcionar um dia de diversão e entretenimento para as crianças que vivem na Instituição. O evento terá duração de 4 a 6 horas, dependendo da necessidade do cliente e, ao decorrer dessas horas serão feitas diversas atividades de recreação com limitações para cada grupo de idade e atividades que envolvam todas as crianças, tudo sobre encargo dos realizadores do evento e também dos recreadores que forem selecionados no dia. Terá também alimentos e bebidas que serão oferecidos ás crianças, padrinhos, colaboradores, funcionários da instituição e convidados, durante todo o tempo por meio de serviços oferecidos pelo Buffet contratado. Há também a intenção de levar pessoas de fora da Instituição para realizar um “apadrinhamento”, no caso seria uma pessoa (padrinho) por criança ou se houver disponibilidade um casal por criança, através da doação de brinquedos para/com as crianças. Tudo será realizado no próprio espaço da Instituição. Nela será montada toda a estrutura necessária para a realização do evento, desde os setores de entretenimento e recreação até os setores de alimentação.
Planejamento do PI - Profª Malu
Parte do PI feito nas aulas da profª Daniela - Criação Visual do Evento.
PLANEJAMENTO DO EVENTO
INTRODUÇÃO
A instituição escolhida como cliente para a realização do Evento se chama Lar Batista de crianças, unidade Liberdade. O Lar Batista de crianças é uma entidade social sem fins lucrativos que presta atendimento a crianças e adolescentes desde 1941, ano que foi fundada a Instituição.
O evento se trata de um dia de recreação e entretenimento com o tema de “Saindo da Rotina”. O principal objetivo a ser alcançado é levar para a Instituição pessoas de fora para realizarem um “apadrinhamento” com as crianças por meio da doação de um brinquedo ou roupas, dependendo da necessidade de cada uma, a ser realizado no dia do Evento. A parte de recreação e entretenimento foca nas atividades que serão realizadas para e com as crianças e tem o objetivo de proporcionar um dia diferente do cotidiano de cada uma. O evento será realizado no dia onze de setembro de dois mil e dez. Será realizado no sábado, pois as crianças realizam outras atividades nos dias da semana. Foi escolhida essa data pelo motivo de ser um mês antes do dia das Crianças e a instituição já possuir um cronograma para essa data. O evento será realizado no próprio espaço da Instituição sendo assim, todo o material utilizado no dia será levado para lá.
Além das atividades de recreação e entretenimento, o evento também disponibilizará de um serviço de recepção, segurança, alimentação, colaboradores, montagem e até atividades que serão feitas com os adultos que estiverem presentes. O número de pessoas que presenciaram o evento se divide entre as pessoas da Instituição, as crianças que moram na Instituição, as pessoas que serão convidadas para realizarem o “apadrinhamento” das crianças e toda a equipe envolvida na organização e realização do evento.
ATIVIDADES DE RECREAÇÃO E ENTRETENIMENTO COM AS CRIANÇAS:
Insiste em realizar diversas atividades que proporcionem diversão e alegria para as crianças. Essas atividades estarão espalhadas em todo o espaço do evento. Terão atividades direcionadas conforme a idade das crianças e atividades para todas participarem.
Pintura Facial: Será disponibilizado para as crianças um portfólio com diversos desenhos onde cada uma escolhe a que quiser desenhar em seu rosto. Essa atividade será realizada por um (a) recreador (a) e será oferecida durante todo o período do evento com alguns intervalos.
Material necessário: Tintas especializadas, pincéis.
Escultura de balão: Um (a) recreador (a) estará fazendo diferentes esculturas de balão para as crianças. Essa atividade será oferecida durante todo o período do evento com alguns intervalos.
Material necessário: Bombinha de ar, balões próprios para essa atividade.
“Oficina da Criatividade”: Será um espaço de diversão e aprendizado onde as crianças se direcionarão para realizar atividades como pintura de papel, esculturas com massinha entre outras. Essa atividade será oferecida durante todo o período do evento com alguns intervalos e terá como responsável duas pessoas que estarão no local para auxiliarem as crianças. Essas pessoas podem ser da própria Instituição.
Material necessário: Massinha, papel, lápis de cor, canetinha entre outras. (ainda serão estipuladas as brincadeiras para essa atividade).
“Cantinho do Cinema”: Será um espaço reservado do local onde estarão passando filmes infantis para as crianças. Pode ser considerado um espaço para descanso. Nesse local terá uma pessoa que ficará responsável, podendo ser uma pessoa da própria Instituição.
Material necessário: Televisão, DVD, filmes, pufes e tapetes.
Obs.: Os filmes a serem passados serão escolhidos pelos responsáveis da Instituição.
“Kids Dance”: Em um local reservado da Instituição, estará tocando diversas músicas para as crianças dançarem e se divertir com diferentes acessórios que normalmente são utilizados em festas, por exemplo, plumas. Nesse local terá um recreador que será responsável para entreter as crianças.
Material utilizado: Som, diferentes acessórios de festa.
Obs.: As músicas a serem tocadas serão escolhidas pelos responsáveis da Instituição.
Brinquedos: Serão levados para a Instituição alguns brinquedos para as crianças interagirem, por exemplo, brinquedos Infláveis.
Obs.: Essa atividade ainda será confirmada, pois depende de serviços terceirizados que serão oferecidos pelo Buffet selecionado para a realização do evento.
*Obs.s: Todos os recreadores estarão caracterizados com algo diferencial para poderem ser identificados; Ainda serão estipuladas mais atividades depois da reunião que será realizada com a Instituição.
ALIMENTAÇÃO
O serviço de alimentos e bebidas será focado no gosto infantil. Será oferecido um cardápio variado, porém com foco nas crianças e o que elas gostam. Todo o serviço será feito por um Buffet. Serão montadas barracas que oferecerão as comidas e bebidas durante toda a duração do evento. As pessoas poderão se servir à vontade nessas barracas.
Comidas: Pipoca (salgada e doce); Cachorro-quente; algodão-doce; mini-pizza.
Bebidas: Água, refrigerante e suco.
*É possível a colocação de uma mesa de doces contendo pirulitos e balas no fim do evento ou será dado para cada interno uma sacola de lembrança contendo diferentes doces (pirulito, chiclete e bala).
RECEPÇÃO
Uma pessoa da própria Instituição estará na entrada do local com uma lista recepcionando tanto os convidados como as pessoas da própria Instituição.
MONTAGEM
Toda a estrutura do Evento será montada no próprio espaço da Instituição. A montagem se dividirá entre o Buffet e a organização do Evento. O Buffet montará a parte de alimentos e bebidas e uma parte das atividades de recreação e entretenimento (Brinquedos). A organização do evento montará todos os espaços de atividades que serão feitas no local: “Cantinho do Cinema”, “Oficina da Alegria”, “Kids Dance”.
DIVULGAÇÃO
Toda a divulgação do evento será feita dentro da Instituição para as crianças e também para as pessoas que serão convidadas. Serão convidadas as pessoas que estiverem dispostas a realmente irem ao dia do evento para realizar o “apadrinhamento” com as crianças.
Material necessário: Convites
SEGURANÇA
A Instituição oferece recursos para esse tipo de serviço, mas também serão contratadas pessoas especializadas para monitorar o evento e evitar problemas.
COLABORADORES
Os colaboradores são as pessoas que estarão dispostas a ajudar e contribuir em algo para o evento. São eles os convidados para o “apadrinhamento” das crianças, os funcionários da Instituição e os possíveis patrocinadores e parceiros. A instituição Lar Batista conta com a ajuda de diversas Igrejas Batistas do Estado de São Paulo, com a doação de pessoas físicas e jurídicas, com organizações não-governamentais e convênio com a prefeitura. Esses são os possíveis parceiros e patrocinadores que serão buscados para arcar com os recursos do evento.
O “APADRINHAMENTO” DAS CRIANÇAS
É o objetivo principal do evento. Buscar pessoas que estejam dispostas a irem ao evento e oferecer um carinho e afeto para as crianças da Instituição Lar Batista. Esse “apadrinhamento” será feito no dia do evento por meio da doação de algo. Cada criança terá um “padrinho” de quem receberá a doação. O propósito é levar uma lembrança para as crianças, mas que será dada por alguém que possa interagir com ela o evento inteiro, terá a atenção inteira voltada para a ela, diferente da atenção da monitoração que será coletiva.
DECORAÇÃO
Parte da decoração será feita pelo Buffet, que é a parte dos alimentos e bebidas. Às demais serão feitas por um grupo determinado de pessoas da própria instituição junto com o pessoal da Organização do Evento (Arrazo Eventos). A decoração será inspirada em enfeites infantis como, por exemplo, o uso de balões pelo local.
Obs.: Após a visita ao Local e os acertos com os responsáveis pela Instituição, será estipulada toda a decoração do espaço e o material necessário para a mesma.
DURAÇÃO DO EVENTO
O evento terá a duração de quatro horas, tendo começo às 14:00h e término ás 18:00h.
OUTROS
A Arrazo Eventos também irá buscar doação de alimentos para a Instituição e a doação de brinquedos e vestuários para a realização do “apadrinhamento” das crianças.
Parte do PI feito nas aulas da profª Daniela - Criação Visual do Evento.
Fotos da Instituição Lar Batista
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